Mulakan dengan tujuan yang jelas
RFQ atau Request for Quotation bukan sekadar permintaan harga. Supplier perlu memahami item yang dicari, kuantiti, lokasi penghantaran dan bila jawapan diperlukan. Jika maklumat ini tidak lengkap, mereka mungkin memberi harga berdasarkan andaian yang berbeza.
Sebelum menulis email, kumpulkan semua spesifikasi dalam satu senarai. Bezakan keperluan wajib daripada pilihan tambahan supaya supplier tahu perkara yang tidak boleh diubah.
- Nama item, part number dan jenama jika diwajibkan.
- Spesifikasi teknikal, saiz, material dan standard berkaitan.
- Kuantiti serta unit ukuran yang tepat.
- Lokasi penghantaran dan tarikh barang diperlukan.
- Tarikh serta waktu tutup quotation.
Gunakan struktur email yang konsisten
Email yang baik boleh dibaca dalam masa kurang daripada satu minit. Mulakan dengan pengenalan ringkas, nyatakan tujuan, senaraikan spesifikasi dan akhiri dengan perkara yang supplier perlu sertakan dalam quotation.
Elakkan perenggan terlalu panjang. Gunakan bullet supaya maklumat penting tidak tersembunyi dan mudah disemak semula oleh kedua-dua pihak.
Subject: RFQ – [Item Name] – Quotation Required by [Date] Dear Sales Team, We are currently sourcing the item below and would appreciate your best quotation. Item: [Item name / part number] Specification: [Key specification] Quantity: [Quantity and unit] Delivery location: [City, country] Please include unit price, total price, lead time, warranty, quotation validity and delivery terms. Kindly submit your quotation by [date and time]. Thank you.
Semak sebelum tekan Send
Pastikan nama supplier betul, fail lampiran boleh dibuka dan tarikh pada subject sama dengan tarikh dalam email. Jika terdapat drawing atau datasheet, nyatakan nama fail supaya supplier tahu dokumen tersebut sebahagian daripada keperluan.
Simpan salinan RFQ dan quotation dalam folder yang sama. Cara ini membantu apabila anda perlu membandingkan tawaran atau membuktikan spesifikasi asal yang telah dihantar.
- Gunakan alamat email syarikat yang boleh menerima balasan.
- Jangan hantar data pelanggan yang tidak diperlukan.
- Minta supplier menyatakan sebarang deviation secara bertulis.