Terangkan tujuan sampel dengan jujur
Supplier lebih mudah membantu apabila mereka memahami sama ada sampel diperlukan untuk semakan dimensi, ujian teknikal, kelulusan pelanggan, pembentangan atau percubaan pemasangan.
Nyatakan tahap projek secara munasabah. Elakkan menjanjikan pesanan besar yang belum pasti semata-mata untuk mendapatkan sampel percuma. Ketelusan membantu membina hubungan jangka panjang.
- Nama projek atau aplikasi umum tanpa mendedahkan maklumat sulit pelanggan.
- Tujuan ujian dan keputusan yang ingin dinilai.
- Anggaran kuantiti pembelian jika projek berjaya, jika benar-benar tersedia.
- Tarikh sampel diperlukan dan tempoh penilaian.
Nyatakan spesifikasi dan kuantiti sampel
Permintaan “please send sample” terlalu umum. Nyatakan model, saiz, material, warna, grade, standard, packaging atau ciri lain yang akan dinilai.
Minta kuantiti minimum yang mencukupi untuk ujian. Sampel berlebihan meningkatkan kos supplier dan boleh menyebabkan permintaan anda ditolak.
- Part number atau model yang tepat.
- Saiz, material, standard dan toleransi berkaitan.
- Kuantiti sampel dan unit ukuran.
- Datasheet, certificate atau drawing yang perlu disertakan.
- Label yang diperlukan untuk membezakan setiap sampel.
Jelaskan kos dan kaedah penghantaran
Sampel tidak semestinya percuma. Tanyakan sama ada harga sampel boleh dikreditkan semula apabila pesanan dibuat. Jelaskan juga siapa menanggung courier, cukai import dan caj kastam.
Untuk sampel bernilai tinggi, bincangkan sama ada ia perlu dipulangkan selepas penilaian. Rekodkan nombor tracking dan keadaan barang ketika diterima.
- Harga sampel dan kaedah pembayaran.
- Akaun courier yang akan digunakan, jika ada.
- Alamat penuh, contact person dan nombor telefon penerima.
- Status pemilikan sampel dan syarat pemulangan.
Tetapkan kriteria penilaian dan langkah seterusnya
Sebelum sampel tiba, sediakan checklist penilaian. Contohnya ukuran, material, kemasan, fungsi, kesesuaian pemasangan, dokumentasi dan pembungkusan.
Selepas ujian, berikan maklum balas kepada supplier walaupun produk tidak dipilih. Maklum balas yang jelas membantu supplier mencadangkan model lain atau membetulkan kekurangan.
Subject: Sample Request – [Product / Part Number] Dear Sales Team, We are evaluating the following product for [general application / project purpose]: Product: [Name and part number] Specification: [Key specification] Sample quantity: [Quantity] Required documents: [Datasheet / certificate / drawing] Delivery address: [Address] Required date: [Date] Please advise the sample price, courier cost, estimated dispatch date and whether the sample cost may be credited against a future order. Kindly declare any deviation from the requested specification. Thank you.