Sahkan quotation sebelum mengeluarkan PO
Purchase Order atau PO ialah arahan pembelian rasmi kepada supplier. Ia patut dikeluarkan hanya selepas harga, spesifikasi, kuantiti, lead time dan syarat komersial telah dipersetujui.
Gunakan quotation terakhir yang diluluskan sebagai rujukan. Jika terdapat beberapa versi quotation, nyatakan nombor rujukan dan tarikh versi yang diterima supaya supplier tidak memproses harga atau skop lama.
- Pastikan semakan teknikal telah selesai dan semua deviation diterima secara bertulis.
- Semak nama syarikat supplier, nombor pendaftaran dan alamat pengebilan.
- Sahkan mata wang, cukai, freight dan jumlah keseluruhan.
- Pastikan pihak yang meluluskan pembelian mempunyai kuasa yang sesuai.
Masukkan maklumat wajib dalam PO
PO yang lengkap mengurangkan pertanyaan berulang dan membantu bahagian jualan, gudang serta akaun supplier memproses pesanan yang sama. Gunakan satu baris berasingan bagi setiap item atau part number.
Elakkan penerangan terlalu umum seperti “spare part” sahaja. Masukkan model, material, standard, drawing atau brand jika perkara tersebut wajib dipatuhi.
- Nombor PO, tarikh PO dan rujukan quotation yang diterima.
- Nama item, part number, spesifikasi, kuantiti dan unit ukuran.
- Harga seunit, jumlah setiap baris, mata wang, cukai dan jumlah keseluruhan.
- Alamat penghantaran, contact person dan tarikh barang diperlukan.
- Lead time, warranty, payment terms dan tempoh sah pesanan.
- Dokumen yang perlu dihantar seperti datasheet, certificate, packing list atau test report.
Nyatakan syarat dan perubahan dengan jelas
Sekiranya item tidak boleh diganti dengan jenama atau model lain, nyatakan “no substitution without written approval”. Jika penghantaran separa dibenarkan, jelaskan sama ada invois separa juga boleh dikemukakan.
Semua perubahan selepas PO dikeluarkan perlu direkodkan. Jangan bergantung pada panggilan telefon sahaja kerana ia boleh menimbulkan pertikaian tentang harga, kuantiti atau tarikh penghantaran.
Supplier shall not substitute the specified brand, model, material or country of origin without prior written approval from the Buyer. Any deviation must be declared before order acknowledgement.
Minta pengesahan penerimaan PO
Hantar PO kepada alamat email rasmi supplier dan minta mereka mengesahkan penerimaan, harga, spesifikasi serta tarikh penghantaran. Pengesahan ini biasanya dipanggil order acknowledgement atau sales order confirmation.
Simpan PO, quotation yang diluluskan dan pengesahan supplier dalam folder transaksi yang sama. Rekod ini penting untuk semakan penghantaran, invois, warranty dan audit.
Subject: Purchase Order [PO Number] – [Item / Project] Dear Sales Team, Please find attached our Purchase Order [PO Number], issued with reference to your quotation [Quotation Number and Date]. Kindly review the item description, quantity, price and delivery requirement, then provide your order acknowledgement and confirmed delivery date. Any deviation must be declared in writing before processing the order. Thank you.