Kenal pasti skop pelantikan
Surat perlu menyatakan pihak yang melantik dan pihak yang dilantik menggunakan nama berdaftar. Nyatakan sama ada hubungan tersebut ialah agent, distributor, reseller atau authorised representative kerana setiap istilah boleh membawa skop yang berbeza.
- Nama sah kedua-dua syarikat.
- Produk, brand atau kategori yang diliputi.
- Wilayah dan jenis pelanggan yang dibenarkan.
- Exclusive atau non-exclusive.
- Tarikh mula dan tarikh tamat.
Nyatakan kuasa dan batasan
Surat pelantikan tidak semestinya memberi hak menandatangani kontrak bagi pihak manufacturer. Jika agent hanya dibenarkan memasarkan dan membekalkan, nyatakan batas tersebut dengan jelas.
Penggunaan logo, bahan teknikal, warranty dan after-sales support juga perlu diterangkan supaya pelanggan menerima gambaran yang tepat.
Sahkan ketulenan dan kesesuaian
Pastikan surat menggunakan letterhead, tarikh, nama serta jawatan penandatangan dan maklumat hubungan yang boleh disahkan. Semak juga sama ada pihak yang menandatangani mempunyai kuasa yang sesuai.
Kandungan ini ialah checklist perniagaan umum dan bukan nasihat undang-undang. Untuk pelantikan eksklusif, komitmen jualan atau hak wilayah yang bernilai tinggi, dapatkan semakan profesional sebelum menandatangani.